Error message

Deprecated function: The each() function is deprecated. This message will be suppressed on further calls in menu_set_active_trail() (line 2405 of /var/www/vhosts/pugliaemigrazione.it/includes/menu.inc).

Jak zapewnić obieg dokumentów w firmie?

Obieg dokumentów w naszej korporacji to kwestia priorytetowa. Od ustalenia systemu i kontroli należałoby zaczynać ustalanie norm obowiązujących w administracji całego przedsiębiorstwa. Ponadto, w celu synchronizacji, nie tylko faktur papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej zakupić firmie program do zarządzania dokumentami, np. MS Sharepoint.
komputer
Author: www.sxc.hu
Source: www.sxc.hu




Po pierwsze powinniśmy ustanowić jasny i zrozumiały dla pracowników model zarządzania dokumentami. Do wyboru jest kilka modeli standardowych, wykorzystywanych od lat w praktyce. Możemy także, w przypadku chociażby nienormatywnego przydziału powinności pracowniczych, skorzystać z autorskich rozwiązań. Ważne, żeby zasady obiegu dokumentów i elektroniczny obieg dokumentów były dla wszystkich zrozumiałe, tak, aby wszystko odbywało się płynnie i jak najefektywniej. Najlepiej zacząć od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich przyniesie inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. System dziennikowy odpowiedni jest dla przedsiębiorstw, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Dzieje się to w specjalnym dzienniku, lub kilku. Dokumenty mogą być podzielone chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia bezproblemowy i szybki obieg dokumentów. Kolejny z systemów wykorzystywany jest zwykle w instytucjach państwowych i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można wdrożyć np. MS Sharepointa) wykorzystuje segregację i opisy ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych dokumentach. Ważna jest ich ścisła segregacja - tak, aby szybko można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który pozwala na najróżniejsze adaptacje, oczywiście w granicach dopuszczalnych prawem.

Dodatkowo dostępne jest pewne udogodnienie w przepływie, a co najważniejsze, przechowywaniu dokumentów. Przepływ dokumentów drogą cyfrową ogranicza czas pracy pomiędzy kolejnymi użytkownikami danych do minimum. Zwykle w tym celu wykorzystuje się specjalny program do zarządzania dokumentami. Jednym z takich programów, które najlepiej automatyzują pracę biurową i zarządzanie dokumentacją jest MS Sharepoint.


Author: G.S.