Error message

Deprecated function: The each() function is deprecated. This message will be suppressed on further calls in menu_set_active_trail() (line 2405 of /var/www/vhosts/pugliaemigrazione.it/includes/menu.inc).

Jak zarządzać obiegiem dokumentacji

Zarządzanie dokumentami w korporacji to kwestia przetrwania. Od ustalenia systemu i kontroli należałoby rozpoczynać ustalanie norm obowiązujących w administracji całego przedsiębiorstwa. Co więcej, w celu koordynacji, nie tylko faktur papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej zakupić przedsiębiorstwu program do zarządzania dokumentami, np. Systemy Workflow.
Praca przy komputerze
Author: sxc.hu
Source: http://sxc.hu


Jako jedną z pierwszych czynności powinniśmy przedyskutować jasny i intuicyjny dla pracowników model zarządzania dokumentami. Do wyboru jest kilka standardowych rozwiązań, sprawdzonych od lat w innych spółkach. Można, w przypadku chociażby nienormatywnego podziału powinności pracowniczych, skorzystać z niestandardowych rozwiązań. Ważne, żeby zasady obiegu dokumentów i elektroniczny obieg dokumentów były dla wszystkich łatwe do zastosowania, tak, aby wszystko odbywało się szybko i jak najefektywniej.



Rozpoczynamy od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich gwarantuje inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. Pierwszy odpowiedni jest dla firm, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Odbywa się to w specjalnym dzienniku, lub kilku. Faktury mogą być posegregowane chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia bezproblemowy i szybki obieg dokumentów. Kolejny z systemów wykorzystywany jest zwykle w urzędach i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można zakupić np. ms sharepoint, wykorzystuje segregację i oznaczenia (poznaj znaki ostrzegawcze bhp) ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych podaniach. Ważna jest ich dokładna segregacja - tak, aby szybko można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który pozwala na najróżniejsze możliwości, oczywiście w granicach dopuszczalnych prawem.


Dodatkowo dostępne jest pewne ułatwienie w przepływie, a co najważniejsze, przechowywaniu dokumentów. Przepływ dokumentów drogą komputerową ogranicza czas oczekiwania pomiędzy kolejnymi pracownikami do minimum. Standardowo w tym celu wykorzystuje się specjalistyczne systemy obiegu dokumentów. Jednym z takich programów, które najlepiej ułatwiają pracę biurową i zarządzanie (zobacz szkolenie zarządzanie zespołem) dokumentacją jest Sharepoint.


Author: G.S.